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ファイル共有とは？仕組み・種類・メリットをわかりやすく解説

2025.12.22

ファイル共有とは

ファイル共有とは、複数の人がデータファイルを安全かつ効率的にやり取り・保管・閲覧できる仕組みのことを指します。
社内資料、契約書、画像、動画、設計データなどを、メール添付ではなく専用の仕組みを通じて共有することで、業務効率とセキュリティを両立できます。

近年では、テレワークや外部パートナーとの協業が増えたことで、ファイル共有は企業活動に欠かせない基盤となっています。

ファイル共有の基本的な仕組み

一般的なファイル共有は、以下の流れで行われます。

• ファイルをサーバー（クラウドや社内サーバー）にアップロード
• アクセス権限（閲覧・編集・ダウンロードなど）を設定
• URLやアカウントを通じて共有相手がアクセス
• 操作履歴や更新履歴が記録される

この仕組みにより、「誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたか」を管理でき、誤送信や情報漏洩のリスクを抑えることが可能になります。

ファイル共有の主な種類

ファイル共有には、用途や規模に応じていくつかの種類があります。

① クラウド型ファイル共有
インターネット経由で利用でき、場所を選ばずアクセス可能。導入が簡単で、現在の主流です。
② オンプレミス型ファイル共有
自社サーバー内で運用。高いカスタマイズ性がありますが、運用コストと管理負荷が大きくなります。
③ ファイル転送型サービス
一時的な送受信に特化。長期保管や履歴管理には不向きな場合があります。

ファイル共有を導入するメリット

業務効率の向上

メール添付やUSB受け渡しが不要になり、最新版のファイルを即座に共有できます。

セキュリティ強化

アクセス制御、暗号化、ログ管理により、情報漏洩リスクを低減できます。

管理・統制のしやすさ

ファイルの所在や利用状況が可視化され、ガバナンス強化につながります。

外部との安全な連携

取引先や委託先とも、必要最小限の権限で安全に情報共有が可能です。

まとめ

ファイル共有は単なる「データの受け渡し」ではなく、業務効率・セキュリティ・組織管理を支える重要な仕組みです。
自社の業務内容やセキュリティ要件に合ったファイル共有方法を選ぶことが、これからの企業運営においてますます重要になっています。